Regulamin

VII Międzynarodowej Konferencji Naukowej EpiMilitaris 2019

„Epidemiologia i bezpieczeństwo CBRN. Nauka, innowacje, implikacje praktyczne”

15-17  kwietnia 2019 r.

Hotel „ZAMEK RYN” w Rynie

I POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Organizatorami VII Międzynarodowej Konferencji Naukowej EpiMilitaris 2019 „Epidemiologia i bezpieczeństwo CBRN. Nauka, innowacje, implikacje praktyczne” są: Stowarzyszenie Ruch Wspólnot Obronnych, Centrum Reagowania Epidemiologicznego SZ RP, Wojskowy Instytut Techniczny Uzbrojenia, Instytut Optoelektroniki Wojskowej Akademii Technicznej,  zwani dalej Organizatorami, wraz z partnerami.
  2. Stowarzyszenie Ruch Wspólnot Obronnych zarejestrowane pod numerem KRS 0000120154 , przyjmuje rejestracje online uczestników konferencji.
  3. Uczestnikiem wydarzenia może być podmiot, osoba fizyczna lub prawna, w szczególności student, doktorant, pracownik naukowy, przedstawiciel instytucji, jednostki lub firmy, który spełni łącznie wszystkie elementy zawarte w części II Regulaminu Warunki Uczestnictwa punkt 1.
  4. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa na Konferencję i obowiązują wszystkich Uczestników.
  5. Przesłanie zgłoszenia do Organizatora jest równoznaczne z zaakceptowaniem przez Uczestnika niniejszego Regulaminu oraz jest formą zawarcia zobowiązań pomiędzy stronami.
  6. Organizator zastrzega sobie prawo do  zmiany terminu konferencji lub jej odwołania.

II WARUNKI UCZESTNICTWA

  1. Warunkiem uzyskania statusu uczestnika VII Międzynarodowej Konferencji Naukowej EpiMilitaris 2019 „Epidemiologia i bezpieczeństwo CBRN. Nauka, innowacje, implikacje praktyczne”  jest spełnienie łącznie poniższych postanowień:
  2. Rejestracja wyłącznie w  systemie rejestracyjnym online;
  3. Otrzymanie od organizatora za pomocą sytemu online potwierdzenia rejestracji. W przypadku braku informacji potwierdzającej rejestrację w ciągu 48 godzin od momentu rejestracji uprasza się o kontakt pod adresem mailowym –epimilitaris@srwo.org.pl;
  4. Uiszczenie opłaty rejestracyjnej w ciągu 7 dni kalendarzowych od momentu otrzymania mailowego potwierdzenia rejestracji, jednak nie później niż na 10 dni przed planowaną datą wydarzenia. W przypadku braku wniesienia opłaty nastąpi automatyczne wykreślenie z listy uczestników, o czym zostanie poinformowany uczestnik drogą mailową.
  5. Inne terminy płatności wymagają ustaleń pisemnych z Organizatorem (kontakt: epimilitaris@srwo.org.pl)
  6. Wyróżnia się dwie formy uczestnictwa w wydarzeniu:
  7. udział bierny – uczestnik, który spełnił łącznie wszystkie warunki uczestnictwa z pkt. 1, w ramach udziału biernego przysługuje mu certyfikat uczestnictwa w wydarzeniu, materiały i gadżety konferencyjne, udział w wydarzeniach uwzględnionych w programie. Uczestnikiem biernym jest również osoba zarejestrowana na Konferencję będąca współautorem wystąpienia, ale nie prezentująca zgłoszonej pracy;
  8. udział czynny – uczestnik, który spełnił łącznie wszystkie warunki uczestnictwa z pkt. 1, uczestnik czynny ma możliwość wygłoszenia zgłoszonych prac w formie wystąpienia ustnego, w ramach udziału czynnego przysługuje mu certyfikat uczestnictwa w wydarzeniu, materiały i gadżety konferencyjne, certyfikat za wystąpienie ustne, udział w wydarzeniach uwzględnionych w programie.
  9. Prace zgłoszone na Konferencję mogą mieć maksymalnie trzech autorów, z czego co najmniej jeden z nich jest zobligowany do jej wygłoszenia w czasie Konferencji. Istnieje możliwość odstępstwa od ograniczenia maksymalnej liczby autorów, jednak po uprzednim zgłoszeniu tego faktu drogą mailową na adres epimilitaris@srwo.org.pl
    i uzyskaniu jednoznacznej aprobaty ze strony Komitetu Organizacyjnego.
  10. Uczestnik jest zobowiązany do terminowej rejestracji tematu wystąpienia, terminowego naniesienia ewentualnych poprawek oraz zmian w pracy. Pełne zgłoszenie następuje po otrzymaniu maila z informacją o przyjęciu bądź odrzuceniu tematu. W przypadku braku kontaktu mailowego w sprawie zgłoszonego tematu w ciągu 14 dni od daty jego rejestracji, uczestnik ma obowiązek skontaktować się z Komitetem Organizacyjnym w celu wyjaśnienia opóźnienia.
  11. Wszyscy uczestnicy mają możliwość publikacji prac w formie rozdziału w monografii naukowej po spełnieniu wymagań określonych na stronie www.srwo.org.pl. Pełną treść artykułu odpowiednio sformatowaną według wzoru dostępnego na stronie, z dopiskiem Epimilitaris, należy przesłać na adres e-mail:k.klimczyk@srwo.org.pl w terminie zgodnym z harmonogramem podanym na stronie Konferencji.

III ZASADY KONFERENCJI

  1. Termin rejestracji online na Konferencję upływa 5 kwietnia 2019 roku. Po tym terminie rejestracja online będzie niedostępna, chyba że Organizator przedłuży termin rejestracji.
  2. Prawo udziału w Konferencji przysługuje studentom, doktorantom, pracownikom naukowym, przedstawicielom instytucji, jednostek lub firm, innym zainteresowanym podmiotom oraz osobom fizycznym. Organizator ma prawo odmówić udziału uczestnikowi, bez podawania wyjaśnienia.
  3. Organizator ustala plan Konferencji oraz ma prawo dokonywania w nim zmian, nawet w dniu, w którym odbywa się wydarzenie, w tym ma prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.
  4. Organizator ma prawo wyboru zgłoszonych tematów i ich kwalifikacji do prezentacji w formie wystąpienia ustnego lub prezentacji w formie plakatu oraz nieprzyjęcia zaproponowanego tematu.
  5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
  6. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektów, w których prowadzone są działania związane z Konferencją.
  7. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie materiały i informacje przedstawione przez niego, w tym za m .in. nazwę/logo, reklamy, inserty, banery, stand’y, roll-up’y, prezentacje, materiały reklamowe. Uczestnik ponosi również pełną odpowiedzialność za wszelkie wypowiedzi i prezentacje przedstawione podczas Konferencji przez niego lub delegowane przez niego osoby.
  8. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania zasad bezpieczeństwa, w tym ppoż., jak również instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych Organizatora.

IV PŁATNOŚCI

  1. Warunkiem uczestnictwa jest uiszczenie opłaty rejestracyjnej w terminie 7 dni od daty otrzymania potwierdzenia rejestracji (niezależnie od otrzymania wiadomości potwierdzającej zaakceptowanie tematu wystąpienia – jeśli dotyczy) i nie później niż 5 dni przed datą Wydarzenia. Wysokość opłaty jest uzależniona od terminu dokonania wpisu w formularzu rejestracyjnym online (wyjątek pkt. IV.3) Uczestnikowi przysługuje prawo do zwrotu wpłaconej opłaty rejestracyjnej wyłącznie w przypadku odrzucenia zgłoszonego przez niego tematu przez Komitet Organizacyjny.
  • OPŁATY

Koszt uczestnictwa jednej osoby:

•550 zł –wczesna rejestracja i opłata wniesiona do 01.03.2019 r.,

•750 zł – opłata wniesiona po 01.03.2019 r nie później niż 12 kwietnia 2019 r. (bez względu na czas rejestracji).

  • W uzasadnionych przypadkach, po wcześniejszym ustaleniu z organizatorem, istnieje możliwość dokonania opłaty po konferencji (max. do 7 dni po jej zakończeniu)- uczestnik jest zobowiązany do pokrycia wyższej opłaty konferencyjnej, ustalonej
    w pkt 2.niezależnie od daty zgłoszenia uczestnictwa online.
  • Faktura zostanie wysłana w wersji elektronicznej na podany przy rejestracji adres

 e-mail. Faktura w wersji papierowej będzie możliwa do odbioru w czasie trwania konferencji.

  • Sposób dokonania wpłaty

Wpłaty należy dokonywać przelewem bankowym na konto Organizatora konferencji:

Stowarzyszenie Ruch Wspólnot Obronnych

ul. 11-go Listopada 17/19

03-446 Warszawa

ING Bank Śląski S.A.

Nr rachunku: 89 1050 1025 1000 0022 7545 6594

W tytule przelewu proszę podać imię i nazwisko uczestnika
                                   oraz dopisek „Epimilitaris 2019”.

V REZYGNACJA Z UDZIAŁU W KONFERENCJI

  1. Rezygnacja przez Uczestnika z udziału w Konferencji może nastąpić wyłącznie poprzez przesłanie stosownej informacji na adres e-mail: e-mail:k.klimczyk@srwo.org.pl
  2. Opłata rejestracyjna oraz pozostałe opłaty nie podlegają zwrotowi w przypadku  rezygnacji przesłanej po terminie 15 marca 2019, z wykluczeniem sytuacji opisanej w części IV Regulaminu Uczestnictwa punkt 1.
  3. Po upływie tego terminu rezygnacja lub nieobecność na konferencji powoduje powstanie zobowiązania pokrycia pełnego kosztu udziału na podstawie rachunku wystawionego przez Stowarzyszenie Ruch Wspólnot Obronnych.
  4. Niedokonanie wpłaty nie jest jednoznaczne z rezygnacją z udziału. W przypadku niemożności wzięcia udziału w konferencji można wyznaczyć zastępstwo zgłoszonej osoby.

VI WIZERUNEK

  1. Uczestnik oświadcza, że wyraża zgodę na używanie i rozpowszechnianie jego wizerunku przez Stowarzyszenie Ruch Wspólnot Obronnych i partnerów dla celów reklamowych, promocyjnych, marketingowych związanych z organizacją i informowaniem o Konferencji.
  2. Niniejsza zgoda nie jest ograniczona ani czasowo, ani terytorialnie i obejmuje wszelkie formy publikacji, w szczególności plakaty reklamowe, ulotki, drukowane materiały promocyjne, spoty telewizyjne, reklamę w gazetach i czasopismach oraz w Internecie itp.
  3. Uczestnik zrzeka się niniejszym wszelkich (istniejących i przyszłych) roszczeń, w tym również o wynagrodzenie, z tytułu wykorzystywania jego wizerunku w zakresie sprecyzowanym w pkt. 2.

VII OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

1. Uczestnik wydarzenia, oświadcza, że wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji wydarzenia (zgodnie z Ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o Ochronie Danych Osobowych; tekst jednolity: Dz. U. z 2018 r. poz. 1000. oraz Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE  – ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”) oraz wyraża zgodę na otrzymywanie informacji na temat wydarzeń i projektów realizowanych przez Organizatorów Konferencji.

2. Administratorem danych osobowych uczestników jest Stowarzyszenie Ruch Wspólnot Obronnych, ul. 11-tego Listopada 17/19, 03-446 Warszawa. Administrator wyznaczył osobę do ochrony danych – Karolinę Kukla, z którą można skontaktować się poprzez mail: epimilitaris@srwo.org.pl,  w każdej sprawie dotyczącej przetwarzania danych osobowych uczestnika wydarzenia. Administrator prowadzi operacje przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w postaci imienia, nazwiska, stopnia wojskowego, tytułu i stopnia naukowego, instytucji adresu zamieszkania, korespondencji, adresu e-mail, nr telefonu oraz danych do faktury, w tym imię, nazwisko, instytucji, nip instytucji. Dane te będą przetwarzane do celów związanych z rejestracją w konferencji, kierowaniem do uczestnika korespondencji oraz stworzeniem bazy uczestników.

3. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia RODO. 

4. Okres przewarzania danych osobowych uczestnika będzie trwał przez okres od momentu rejestracji do zakończenia wydarzenia  lub prowadzenia działalności statutowej Administratora, jednak nie dłużej niż do czasu zgłoszenia przez uczestnika skutecznego sprzeciwu. Okres przetwarzania danych osobowych może każdorazowo zostać przedłużony o okres przedawnienia roszczeń, jeżeli przetwarzanie danych osobowych będzie niezbędne do dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami przez Administratora. Po tym okresie dane będą przetwarzane jedynie w zakresie i przez czas wymagany przepisami prawa. Podanie danych osobowych przez uczestnika wydarzenia jest dobrowolne, a ich nie podanie może skutkować brakiem możliwości rejestracji, a co za tym idzie uczestnictwa w Konferencji. Dane uczestnika mogą zostać ujawnione organizatorom wydarzenia, firmie księgowej oraz prawnikom i będą przekazywane na podstawie umowy powierzenia danych osobowych.

5. Uczestnikowi przysługuje: prawo dostępu do danych osobowych, prawo do sprostowania danych osobowych, prawo do usunięcia danych osobowych, prawo do ograniczenia dostępu do danych osobowych, prawo do przenoszenia danych osobowych, prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, prawo do wniesienia sprzeciwu względem przetwarzania danych osobowych w celu kierowanych  do niego treści marketingowych oraz prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 6. Dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.